Guia das pequenas empresas

Gestão de Inventário para Pequenas Empresas: Guia Simples

O gerenciamento de inventário parece complexo, mas para uma pequena empresa começa com um objetivo simples: saber o que você tem, onde está e quando muda. Você não precisa de um sistema empresarial para começar. Você precisa de um fluxo de trabalho confiável que sua equipe possa repetir todos os dias.

O que significa gestão do inventário

Gestão de inventário é o processo de rastreamento de produtos desde o momento em que entram no negócio até o momento em que saem. Isso inclui receber ações, armazená - las, movê - las, vendê - las, enviá - las, contá - las e ajustá - las quando algo estiver danificado ou faltando.

Para uma pequena empresa, a gestão de inventário é menos sobre previsão complicada e mais sobre disciplina. Cada movimento de estoque deve ser registrado, e cada produto deve ser fácil de encontrar.

Criar uma lista de produtos limpa primeiro

Comece com o básico: nome do produto, SKU, código de barras, categoria, localização, quantidade atual e limiar de estoque baixo. Mantenha o nome consistente. Se um produto é chamado T-Shirt Médio Preto e outro é chamado Tshirt preto M, a pesquisa torna-se bagunça.

Uma lista de produtos limpa facilita todos os outros fluxos de trabalho. Varredura de código de barras funciona melhor, contagem de estoque são mais rápidos, e relatórios se tornam mais úteis.

• Use um nome claro por produto.
• Adicionar uma referência SKU ou interna para cada item.
• Anexar o código de barras quando o produto já tiver um.
• Agrupar produtos em categorias que correspondam à forma como gere a loja.

Gravar cada movimento de ações

A maioria dos problemas de inventário vem de movimentos não registrados. Chega uma entrega, mas ninguém actualiza a quantidade. Um produto está danificado, mas permanece na contagem esperada. Um item se move da sala de trás para o chão da loja, mas o local não muda.

O hábito é simples: cada vez que o estoque entra, sai ou se move, grave-o. O aplicativo ou planilha deve mostrar a última quantidade e a razão por trás da mudança.

• Receba ações quando as entregas chegarem.
• Envie as ações quando os itens deixarem o negócio.
• Transferir ações quando se move entre locais.
• Ajuste o estoque quando os itens são danificados, perdidos ou corrigidos após uma contagem.

Use locais mesmo se você tiver uma loja

Uma única loja ainda pode ter várias zonas de inventário: prateleira da frente, sala de trás, balcão de exibição, caixa de armazenamento, área de retorno, estoque danificado, e área de ordem online. As localizações tornam essas diferenças visíveis.

Isso ajuda a equipe a responder rapidamente às perguntas. Em vez de apenas saber que você tem 12 unidades, você pode saber que 4 estão no chão da loja e 8 estão na parte de trás.

Definir níveis baixos de existências

Um baixo nível de estoque é a quantidade mínima que você deseja manter antes de reordenar ou verificar o fornecimento. Para os produtos em movimento rápido, o limiar deve ser mais elevado. Para produtos em movimento lento, pode ser menor.

Não complique isto no início. Escolha um número simples para cada item importante, reveja os alertas semanalmente e, em seguida, ajuste os limiares com base em vendas reais.

Conte regularmente em vez de esperar pelo fim do ano

Uma contagem de inventário anual completa é útil, mas também é perturbadora. Muitas pequenas empresas obtêm melhores resultados com a contagem de ciclos: contar uma prateleira, categoria ou localização a cada semana.

O ciclo conta problemas de captura mais cedo. Eles também tornam a contagem anual menos dolorosa porque os dados foram verificados ao longo do ano.

Manter um histórico de ações

Uma história de ações mostra o que mudou, quando mudou, e porquê. Isso importa quando a quantidade esperada não corresponde à quantidade real. Sem história, a equipa tem de adivinhar.

Um histórico útil inclui receber, despacho, transferência, ajuste de contagem, danos, encolhimento e correção manual. Com o tempo, as razões revelam padrões.

Uma simples rotina semanal

1. 1. Reveja itens de baixo estoque todas as segundas-feiras.
2. 2. Receba as entregas imediatamente quando chegarem.
3. 3. Transferir produtos ao movê-los entre armazenamento e exibição.
4. 4. Conte uma prateleira ou categoria por semana.
5. 5. Exportar uma cópia de segurança CSV no final do mês.
6. 6. Reveja os maiores ajustes de estoque e corrigir a causa raiz.

FAQ

O que é a gestão de inventários para pequenas empresas?

É o processo de rastrear quais produtos você tem, onde eles estão, e como as quantidades mudam através do recebimento, expedição, transferências, contagens e ajustes.

Pode uma pequena empresa gerenciar o inventário com um telefone?

Sim. Um aplicativo de inventário baseado em telefone pode lidar com a pesquisa do produto, digitalização de código de barras, contagem de estoque e movimentos básicos de estoque sem um laptop.

Quantas vezes deve um inventário de pequenas empresas contar?

Muitas pequenas empresas devem fazer pequenas contagens de ciclos semanais e uma contagem total maior apenas quando necessário.