Inventarleitfaden

Inventur nur mit dem Smartphone durchführen

Inventuren bedeuteten früher: Geschäft schließen, eine 30-seitige Checkliste drucken und einen Samstagnachmittag mit dem Klemmbrett. Mit einer Smartphone-basierten Inventar-App schafft ein Geschäft mit 500 SKU eine vollständige Inventur in unter einer Stunde, ohne zu schließen. Das ist der Leitfaden.

Schritt 1: Bewegungen einfrieren

Wähle ein ruhiges Zeitfenster (früh am Morgen, nach Geschäftsschluss, zwischen Lieferungen). Stelle Wareneingang und Verkauf während der Zählung ein. Wenn du den Verkauf nicht ganz stoppen kannst, zähle zuerst das hintere Lager, während der Verkaufsraum geöffnet bleibt, und danach den Laden nach Geschäftsschluss.

Schritt 2: den Raum in fester Reihenfolge ablaufen

Wähle eine Startecke und gehe jedes Regal jedes Mal in derselben Reihenfolge ab. Die Reihenfolge selbst ist egal, Konsistenz zählt. Zweimal in unterschiedlicher Reihenfolge zu zählen findet die ausgelassenen Artikel.

Schritt 3: scannen und zählen

Für jeden Artikel: Barcode scannen, Anzahl eingeben, Speichern drücken. Die App erfasst die gezählte Menge, markiert die SKU als „» und geht weiter. Kein Suchen in Tabellenzeilen. Keine SKU-Nachschläge.

Schritt 4: Abweichungen vor Abschluss prüfen

Öffne den Abweichungsbericht. Alles, wo gezählt ≠ erwartet ist, ist entweder echter Schwund, ein Wareneingangsfehler oder ein Nachzählen. Sortiere nach absoluter Abweichung und sieh dir zuerst die 10 obersten Zeilen an – meist sind das Buchungs-, nicht Diebstahlsfälle.

Schritt 5: Korrekturen anwenden und einen Grund protokollieren

Bestätige die Korrekturen. Jede schreibt eine Bestandshistorie-Zeile mit einem Grund (Schwund, Beschädigung, Zählfehler). Über mehrere Zyklen zeigt die Aufteilung der Gründe, ob du in Kameras, Schulungen oder bessere Wareneingangsdisziplin investieren solltest.

Bonus: zyklische Inventuren schlagen Jahresinventuren

Eine komplette Jahresinventur ist aufwendig und veraltet, sobald sie abgeschlossen ist. Wenn du jede Woche ein Regal oder eine Kategorie zählst („»), verteilt sich die Arbeit, Probleme zeigen sich früher und es braucht kein jährliches Großereignis mit Geschäftsstillstand mehr.