Inventarleitfaden

Verfallsdatum-Tracking für kleine Unternehmen

Lebensmittelhändler, Kosmetikmarken, Nahrungsergänzungs-Verkäufer, Apotheken und Hersteller verderblicher Waren teilen dasselbe Problem: Bestand, der abläuft, wird zur Abschreibung. Wer Mindesthaltbarkeit und Chargennummern erfasst, verwandelt diesen Verlust in eine schrumpfende Position. Diese Anleitung zeigt, wie das auch ohne Warehouse-System geht.

1. Chargen sind die Einheit, nicht Artikel

Ein Artikel („») hat im Laufe der Zeit viele Chargen. Jede Charge hat ihr eigenes Mindesthaltbarkeitsdatum und ihre eigene Menge. Sobald du die Haltbarkeit verfolgst, wird die Charge zur eigentlichen Bestandseinheit, nicht der SKU. Zwei Kartons desselben Produkts mit unterschiedlichen Verfallsdaten sind zwei Chargen, nicht eine.

2. FEFO statt FIFO verwenden

First-Expired, First-Out (FEFO) ist die Kommissionierregel für verderbliche Ware. Statt „» (FIFO) verschickt FEFO zuerst die Charge, die der Verfall am nächsten ist – unabhängig vom Eingangsdatum. Eine gute Inventar-App wählt beim Scannen an der Kasse automatisch die richtige Charge.

3. Die Charge scannen, nicht nur das Produkt

Viele Hersteller drucken einen GS1-128-Barcode, der Chargennummer (AI 10) und Mindesthaltbarkeit (AI 17) in einem Scan enthält. Ein moderner Scanner liest die GS1-Zeichenkette, trennt die AIs und erstellt den Chargendatensatz ohne manuelle Eingabe.

4. Warnfenster für die «Gefahrenzone» festlegen

Ein nützliches Verfallstool meldet Chargen vor dem Ablauf, nicht danach. 30 Tage, 14 Tage, 7 Tage – wähle ein Fenster, das zu deiner Abverkaufsrate passt. Ein wöchentlicher Export der „» gibt dir Zeit für Rabatte, Aktionen oder die Verlagerung ins Restpostenregal.

5. Rückruf-Rückverfolgbarkeit inklusive

Chargentracking hat einen zweiten Nutzen jenseits des Verfalls: Wenn ein Lieferant einen Rückruf für Charge XYZ veröffentlicht, kannst du in Sekunden eine Liste aller Kunden ziehen, die diese Charge gekauft haben, statt zu raten.