Guía para pequeñas empresas
Gestión de inventarios para pequeñas empresas: Guía simple
La gestión de los inventarios suena compleja, pero para una pequeña empresa comienza con un objetivo simple: saber qué tiene, dónde está, y cuándo cambia. Usted no necesita un sistema de empresa para comenzar. Necesitas un flujo de trabajo confiable que tu equipo pueda repetir todos los días.
Lo que significa la gestión del inventario
La gestión de inventarios es el proceso de seguimiento de productos desde el momento en que entran en el negocio hasta el momento en que se van. Eso incluye recibir acciones, almacenarlo, moverlo, venderlo, enviarlo, contarlo y ajustarlo cuando algo se daña o falta.
Para un pequeño negocio, la gestión de inventarios es menos acerca de previsiones complicadas y más sobre disciplina. Cada movimiento de acciones debe ser grabado, y cada producto debe ser fácil de encontrar.
Crear una lista de productos limpios primero
Comience con lo básico: nombre del producto, SKU, código de barras, categoría, ubicación, cantidad actual y umbral de bajo valor. Mantenga el nombre consistente. Si un producto se llama Black T-Shirt Medium y otro se llama camiseta negro M, la búsqueda se vuelve desordenada.
Una lista de productos limpios facilita cada otro flujo de trabajo. El escaneo de código de barras funciona mejor, las cuentas de stock son más rápidas, y los informes se vuelven más útiles.
- Use un nombre claro por producto.
- Agregue un SKU o referencia interna para cada artículo.
- Adjunte el código de barras cuando el producto ya tiene uno.
- Grupo de productos en categorías que coinciden con cómo maneja la tienda.
Grabar cada movimiento de acciones
La mayoría de los problemas de inventario provienen de movimientos no registrados. Una entrega llega pero nadie actualiza la cantidad. Un producto está dañado pero permanece en el recuento esperado. Un artículo pasa de la habitación trasera a la planta de la tienda, pero la ubicación no cambia.
El hábito es simple: cada vez que el stock entra, sale o se mueve, lo registra. La aplicación o hoja de cálculo debe mostrar la última cantidad y la razón detrás del cambio.
- Recibir acciones cuando lleguen las entregas.
- Dispatch stock cuando los artículos salen del negocio.
- Transfer stock cuando se mueve entre ubicaciones.
- Ajuste el stock cuando los artículos están dañados, perdidos o corregidos después de un conteo.
Use lugares incluso si tiene una tienda
Una sola tienda todavía puede tener varias zonas de inventario: plataforma frontal, habitación trasera, mostrador, caja de almacenamiento, área de retorno, stock dañado, y área de pedido en línea. Las ubicaciones hacen visibles esas diferencias.
Esto ayuda al personal a responder preguntas rápidamente. En lugar de saber que tienes 12 unidades, puedes saber que 4 están en el piso de la tienda y 8 están en la parte posterior.
Establecer niveles de bajo rendimiento
Un nivel de bajo valor es la cantidad mínima que desea mantener antes de reordenar o comprobar el suministro. Para productos de movimiento rápido, el umbral debe ser más alto. Para productos de movimiento lento, puede ser más bajo.
No sobrecomplicar esto al principio. Elija un número simple para cada elemento importante, revise las alertas semanales, luego ajuste los umbrales basados en ventas reales.
Cuenta regularmente en lugar de esperar el fin del año
Un inventario anual completo es útil, pero también es disruptivo. Muchas pequeñas empresas obtienen mejores resultados con el recuento de ciclo: contar una plataforma, categoría o ubicación cada semana.
El ciclo cuenta con problemas de captura antes. También hacen que el recuento anual sea menos doloroso porque los datos han sido revisados durante todo el año.
Mantener un historial de acciones
Un historial de acciones muestra lo que cambió, cuando cambió, y por qué. Esto importa cuando la cantidad esperada no coincida con la cantidad real. Sin historia, el equipo tiene que adivinar.
Un historial útil incluye recibir, enviar, transferir, recuento de ajustes, daños, reducción y corrección manual. Con el tiempo, las razones revelan patrones.
Una simple rutina semanal
- 1. Revise artículos de bajo valor todos los lunes.
- 2. Recibe entregas inmediatamente cuando lleguen.
- 3. Transfiera productos al moverlos entre almacenamiento y visualización.
- 4. Cuenta un estante o categoría cada semana.
- 5. Exportar una copia de seguridad CSV al final del mes.
- 6. Revise los ajustes de stock más grandes y solucione la causa raíz.
FAQ
¿Qué es la gestión de inventarios para pequeñas empresas?
Es el proceso de seguimiento de los productos que tiene, donde están, y cómo las cantidades cambian a través de la recepción, envío, transferencias, conteos y ajustes.
¿Puede un pequeño negocio gestionar inventario con un teléfono?
Sí. Una aplicación de inventario basado en el teléfono puede manejar la búsqueda de productos, escaneado de códigos de barras, recuentos de existencias y movimientos básicos sin un portátil.
¿Con qué frecuencia debería contar un pequeño inventario de negocios?
Muchas pequeñas empresas deben hacer pequeños recuentos semanales y un recuento completo más grande sólo cuando sea necesario.
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