Vergelijking van de inventaris

Barcode Inventory System vs Spreadsheet: Welke is beter?

Spreadsheets zijn een gemeenschappelijke eerste stap voor het bijhouden van inventarissen. Ze zijn flexibel, goedkoop en vertrouwd. Maar zodra een winkel begint met scannen, tellen, ontvangen, overdragen en controleren van lage voorraad waarschuwingen, wordt een barcode inventarissysteem veel gemakkelijker te onderhouden.

Spreadsheets zijn goed in het begin

Een spreadsheet werkt goed wanneer de catalogus klein is en één persoon het zorgvuldig bijwerkt. Het kan productnamen, SKU's, hoeveelheden, categorieën en leveranciersnotities opslaan.

Het probleem is dat spreadsheets niet zijn gebouwd rond fysieke inventaris workflows. Zij begeleiden het personeel natuurlijk niet door middel van scanning, ontvangst, verzending, overdracht of variantiecontroles.

Barcodesystemen verminderen opzoekfouten

Handmatig zoeken creëert fouten, vooral wanneer producten hebben vergelijkbare namen, maten, kleuren, of geuren. Een barcodescan brengt de gebruiker direct naar het juiste item.

Dit is belangrijk tijdens de voorraad telt. In plaats van door rijen te scrollen, scannen de medewerkers het product, voer de hoeveelheid in en ga verder.

Spreadsheets zijn zwak voor multi-user updates

Wanneer meerdere mensen de inventaris bewerken, worden spreadsheets riskant. Een persoon kan een rij overschrijven, vergeten een hoeveelheid bij te werken, een oud bestand te gebruiken, of een notitie in te typen in plaats van een goede beweging op te nemen.

Een inventarisapp kan elke voorraadverandering omzetten in een specifieke actie met een tijdstempel en reden.

Audit geschiedenis is de echte upgrade

Als aandelen verkeerd zijn, moet je weten waarom. Een spreadsheet kan de laatste hoeveelheid tonen, maar het verklaart vaak niet hoe de hoeveelheid is veranderd.

Een barcode inventarissysteem kan een geschiedenis van ontvangst, verzending, transfers, telaanpassingen, schade en handmatige correcties bijhouden. Dat maakt fouten makkelijker te onderzoeken.

Wanneer moet je overstappen van spreadsheets?

Upgrade wanneer u regelmatig voorraadtellingen uitvoert, soortgelijke productvariaties heeft, vaak leveringen ontvangt, voorraad tussen locaties verplaatst, of lage voorraad waarschuwingen nodig heeft.

U kunt nog steeds CSV-bestanden exporteren voor back-up en rapportage, maar dagelijkse voorraadwerk wordt gemakkelijker in een app dan in spreadsheet rijen.

FAQ

Is een barcode inventarissysteem beter dan een spreadsheet?

Voor dagelijkse inventaris werkstromen, meestal ja. Het vermindert opzoekfouten, versnelt voorraadtellingen, en houdt betere bewegingsgeschiedenis.

Kan ik nog steeds gegevens exporteren naar Excel?

Ja. Een goede inventaris app moet CSV export ondersteunen zodat u back-ups kunt houden en gegevens in spreadsheets kunt analyseren.

Wanneer moet ik stoppen met het gebruik van spreadsheets voor de inventaris?

Upgrade wanneer voorraad-updates frequent worden, verschillende mensen bewerken inventaris, of u moet scannen, waarschuwingen, locaties en audit geschiedenis.