Confronto dell'inventario

Barcode Inventory System vs Spreadsheet: Quale è meglio?

I fogli di calcolo sono un primo passo comune per il monitoraggio dell'inventario. Sono flessibili, economici e familiari. Ma una volta che un negozio inizia la scansione, il conteggio, la ricezione, il trasferimento e il controllo di avvisi a basso contenuto di bestiame, un sistema di inventario di codici a barre diventa molto più facile da mantenere.

I fogli di calcolo sono buoni all'inizio

Un foglio di calcolo funziona bene quando il catalogo è piccolo e una persona lo aggiorna con attenzione. Può memorizzare i nomi dei prodotti, SKU, quantità, categorie e note dei fornitori.

Il problema è che i fogli di calcolo non sono costruiti intorno ai flussi di lavoro dell'inventario fisico. Essi non guidano naturalmente il personale attraverso la scansione, la ricezione, l'invio, i trasferimenti, o i controlli di varianza.

I sistemi di codici a barre riducono gli errori di ricerca

La ricerca manuale crea errori, soprattutto quando i prodotti hanno nomi simili, dimensioni, colori o profumi. Una scansione del codice a barre porta l'utente direttamente all'elemento giusto.

Ciò è importante durante le azioni. Invece di scorrere attraverso le righe, il personale esegue la scansione del prodotto, immettere la quantità e continuare.

I fogli di calcolo sono deboli per gli aggiornamenti multi-utente

Quando diverse persone modificano l'inventario, i fogli di calcolo diventano rischiosi. Una persona può sovrascrivere una riga, dimenticare di aggiornare una quantità, utilizzare un vecchio file, o digitare una nota invece di registrare un movimento corretto.

Un'applicazione di inventario può trasformare ogni cambiamento di azione in un'azione specifica con un timestamp e una ragione.

La storia dell'audit è l'aggiornamento reale

Quando le azioni sono sbagliate, devi sapere perché. Un foglio di calcolo può mostrare l'ultima quantità, ma spesso non spiega come la quantità è cambiata.

Un sistema di inventario di codici a barre può mantenere una storia di ricezione, spedizione, trasferimenti, regolazioni di conteggio, danni e correzioni manuali. Quella storia rende gli errori più facili da indagare.

Quando passare dai fogli di calcolo a un vero sistema?

Aggiornare quando si esegue conteggi regolari delle scorte, avere variazioni di prodotto simili, ricevere le consegne spesso, spostare lo stock tra le posizioni, o bisogno di avvisi a basso contenuto di bestiame.

È ancora possibile esportare i file CSV per il backup e la segnalazione, ma il lavoro azionario giornaliero diventa più facile in un'app che in righe di foglio di calcolo.

FAQ

Un sistema di inventario dei codici a barre è migliore di un foglio di calcolo?

Per i flussi quotidiani di inventario, di solito sì. Riduce gli errori di ricerca, accelera le contee di stock e mantiene una migliore cronologia dei movimenti.

Posso ancora esportare i dati in Excel?

Si'. Un buon inventario app dovrebbe supportare l'esportazione CSV in modo da poter mantenere i backup e analizzare i dati nei fogli di calcolo.

Quando dovrei smettere di usare fogli di calcolo per l'inventario?

Aggiornare quando gli aggiornamenti di stock diventano frequenti, diverse persone modificano l'inventario, o avete bisogno di scansione, avvisi, posizioni e cronologia di audit.