Comparaison des inventaires

Système d'inventaire de codes à barres vs feuille de calcul : quel est le meilleur ?

Les feuilles de calcul constituent une première étape commune pour le suivi des stocks. Ils sont flexibles, bon marché et familiers. Mais une fois qu'un magasin commence à scanner, compter, recevoir, transférer et vérifier des alertes à faible stock, un système d'inventaire de codes à barres devient beaucoup plus facile à entretenir.

Les tableurs sont-ils utiles pour l'inventaire au début ?

Un tableur fonctionne bien quand le catalogue est petit et une personne le met à jour soigneusement. Il peut stocker des noms de produits, des UGS, des quantités, des catégories et des notes de fournisseur.

Le problème est que les feuilles de calcul ne sont pas construites autour des flux de travail des stocks physiques. Ils ne guident pas naturellement le personnel en scannant, en recevant, en expédiant, en transférant ou en vérifiant les écarts.

Les systèmes de codes-barres réduisent-ils les erreurs de recherche ?

La recherche manuelle crée des erreurs, surtout lorsque les produits ont des noms, des tailles, des couleurs ou des parfums similaires. Un scan de code-barres conduit l'utilisateur directement à l'élément de droite.

C'est important pendant le comptage des stocks. Au lieu de faire défiler les lignes, le personnel scanne le produit, entre la quantité et continue.

Les tableurs sont-ils faibles pour les mises à jour multi-utilisateurs ?

Lorsque plusieurs personnes édifient l'inventaire, les feuilles de calcul deviennent risquées. Une personne peut écraser une ligne, oublier de mettre à jour une quantité, utiliser un ancien fichier, ou taper une note au lieu d'enregistrer un mouvement approprié.

Une application d'inventaire peut transformer chaque changement de stock en une action spécifique avec un horodatage et une raison.

Pourquoi l'historique d'audit est-il la vraie évolution ?

Quand les actions sont mauvaises, vous devez savoir pourquoi. Un tableur peut montrer la dernière quantité, mais il n'explique souvent pas comment la quantité a changé.

Un système d'inventaire de codes-barres peut conserver un historique de réception, d'expédition, de transferts, d'ajustement du nombre, de dommages et de corrections manuelles. Cette histoire facilite les enquêtes.

Quand passer du tableur à un vrai système ?

Mise à niveau lorsque vous exécutez des stocks réguliers, avez des variations de produits similaires, recevez souvent des livraisons, déplacez les stocks entre les emplacements ou avez besoin d'alertes de faible stock.

Vous pouvez encore exporter des fichiers CSV pour la sauvegarde et la déclaration, mais le travail quotidien des stocks devient plus facile dans une application que dans les lignes de tableur.

FAQ

Un système d'inventaire de codes-barres est-il meilleur qu'un tableur?

Pour les flux de travail quotidiens, généralement oui. Il réduit les erreurs de recherche, accélère le comptage des stocks et garde une meilleure histoire des mouvements.

Puis-je encore exporter des données vers Excel ?

Oui. Une bonne application d'inventaire devrait supporter l'exportation CSV afin que vous puissiez conserver les sauvegardes et analyser les données dans les tableurs.

Quand devrais-je cesser d'utiliser des feuilles de calcul pour l'inventaire?

Mise à jour lorsque les mises à jour de stock deviennent fréquentes, plusieurs personnes éditent l'inventaire, ou vous avez besoin de numérisation, alertes, emplacements, et l'historique de vérification.